Основным принципом формирования ЭБ является создание в электронном виде качественной источниковой базы для исторических исследований и образовательных целей. Также проводится работа по оцифровке и созданию отдельной коллекции тематических библиографий с целью расширения поисковых возможностей историков-исследователей.

Отбор литературы для представления в электронном виде выполняет специально сформированный Экспертный совет, в который входят представители разных подразделений библиотеки, таких как справочно-библиографическая служба, книгохранение, отдел редкой книги, сотрудники общих и специализированных читальных залов. Это позволяет тщательно оценить “кандидатов” в электронную библиотеку со всех сторон.

С одной стороны, учитывается проблема сохранности оригиналов. При этом рассматривается не только состояние книги на настоящий момент, но и потенциальная сохранность книг, на которые имеется постоянный большой спрос. Так, в свое время было принято решение об оцифровке многих редких подарочных изданий большого формата. Ярким примером здесь может служить широко известное роскошное издание “Царской охоты” Кутепова.

С этой точки зрения также привлекательны для оцифровки такие справочники как “Адрес-календарь Москвы”, отпечатанный на плохой желтой (кислой) бумаге, а также издания, сохранившиеся в единственном экземпляре, и тому подобные источники. 

Также читатели получили доступ к уникальной Коллекции газет Русского зарубежья из фондов ГПИБ. При этом оцифровывались даже не сами газеты, которые уже давно не выдаются, а сделанные в свое время по этой коллекции микрофильмы.

Попадают на оцифровку и практически все издания, идущие в реставрацию.

Также оцифровываются книжные памятники, хранящиеся в ГПИБ, которые представляют интерес не только для историков. Ярким примером здесь служит полностью оцифрованная коллекция “Русская футуристическая книга” - 145 наименований.

При принятии решения об оцифровке учитывается также возможность цифровой реконструкции полноты издания. Так, известные альбомы фотографий Найденова (Москва. Соборы, монастыри и церкви) уже из издательства выходили в разной комплектации. В библиотеке имеется несколько экземпляров этого издания, но ни один не является полным. В ЭБ выполнена цифровая реконструкция, и читателям представлена максимально возможная информация.

Также при принятии решений об оцифровке учитывается читательский спрос на издание, его востребованность. В частности, этот фактор стал решающим для создания электронных копий наиболее известных справочных изданий генеалогического и биографического характера, начиная от гербовников и алфавитных справочников дворянских родов, и заканчивая биографическими справочниками революционных деятелей. Сюда же можно отнести адрес-календари, месяцесловы, а также всевозможные памятные, адресные и справочные книги и списки населённых мест различных губерний Российской империи.

Ещё одним фактором, учитываемым при отборе изданий для электронной библиотеки, является актуальность темы. Это может быть интерес, вызванный приближающимся юбилеем какого-либо значимого исторического события. Так, например, отмечаемое столетие Первой Мировой войны вызвало вполне ожидаемый спрос на материалы, связанные с её историей, и задачей библиотеки было заранее позаботиться об удовлетворении этого спроса. По этому направлению были подготовлены несколько коллекций, посвященных истории российской революции:

Деятели революционного движения	Документы и материалы периода Первой российской революции 1905-1907 годов	Документальное наследие Великой российской революции

Кроме того, инновационно-методический отдел библиотеки принимает участие в разработке цифровых образовательных ресурсов по исторической тематике, и благодаря размещению некоторых материалов в электронной библиотеке, учителя имеют возможность использовать в своей работе первоисточники.

Источником материалов для размещения в электронной библиотеке являются и тематические выставки, которые проводятся в Исторической библиотеке. Тщательно подобранные издания, не обремененные авторским правом, по завершении выставки передаются на оцифровку, а по итогам выставки готовится её виртуальный вариант, который размещается на сайте библиотеки. Ссылки из виртуальной выставки ведут уже в электронную библиотеку.

Платформа также позволяет дополнять книжные коллекции не совсем обычным материалом. Так, библиотека разместила коллекцию материалов, посвященных выборам в России, подготовленную отделом нетрадиционной печати Исторической библиотеки. Это листовки, плакаты и прочие агитационные материалы разных лет. К сожалению, это одна из нескольких коллекций, доступных для просмотра только в стенах библиотеки, но уже понятно, что она вполне вписалась в принятый в ЭБ формат, что открывает дополнительные возможности по представлению самых различных оцифрованных документов.

Несколько лет назад библиотека обратилась к читателям в социальных сетях  Фэйсбук и Вконтакте, предложив им подавать заявки на создание электронных копий необходимых им документов. После рассмотрения этих заявок специалистами,  часть их также включается в план на оцифровку. Так стали доступны удаленным читателям более 200 книжных изданий.

Основными источниками наполнения библиотеки на данный момент являются собственная оцифровка и цифровые копии, передаваемые библиотеке в рамках совместных проектов по оцифровке с другими библиотеками, как такими крупными, как Президентская библиотека или Российская Государственная детская библиотека, так и рядом региональных библиотек, особенно в области оцифровки периодических
Изданий. Списки оцифрованных материалов, участвующих в этих проектах, рассматривает наш экспертный совет, после чего он даёт заключение о целесообразности их размещения в электронной библиотеке.

Что касается собственной оцифровки фондов ГПИБ, то её можно разделить на несколько частей:

1) издания, которые оцифровываются из соображений сохранности - ветхие, уникальные, уходящие на реставрацию, часто востребованные читателями или представляющие художественную ценность;

2) издания, которые оцифровываются с целью восполнить лакуны в многотомных изданиях, уже оцифрованных для других библиотек и размещаемых в ЭБ, либо издания, нуждающиеся в цифровой реконструкции;

3) уникальные периодические издания конца XIX - начала XX века из фондов;

4) издания, которые оцифровываются для поддержания полноты формирующихся коллекций,

5) издания, оцифровываемые по заявкам читателей. При этом, если читатель заказывает отдельный том из собрания, то, в случае положительного решения по этой заявке, оцифровывается всё собрание целиком. Читатели часто подсказывают идеи для создания новых интересных коллекций, как, например, одна из последних новых коллекций по истории казачества - её основу составили материалы, оцифрованные ранее для Донской библиотеки, но сейчас она активно пополняется “заказанными” изданиями.

Прежде чем решать, включать ли издание в план оцифровки, специалисты библиотеки обязательно проверяют наличие его оцифрованной копии в других электронных библиотеках. Исключение делается только для небольших лакун в многотомных
изданиях для обеспечения полноты их представления.

Для оцифровки используется книжный сканер ЭЛАР ПланСкан A2.В

Отобранный и подготовленный оцифрованный материал оформляется для хранения в виде папки с уникальным идентификатором и под этим уникальным именем первоначально размещается в электронной библиотеке, пока без описания. Однако уже на этом этапе он становится доступен нетерпеливому читателю в специальном разделе “в обработке”.

Затем эта электронная копия связывается с электронным каталогом и, помимо уникального идентификатора и уникального адреса, в качестве виртуального документа получает инвентарный номер и ещё одну точку доступа. А уже на основании записи в электронном каталоге в Электронной библиотеке формируется полное библиографическое описание издания и набор соответствующих метаданных, после чего этот электронный документ становится доступен читателю для всех видов поиска.

Из оцифрованных изданий выделяются и отдельно описываются портреты, карты и схемы. В результате, читателям проще находить важные исторические иллюстрации в больших коллекциях оцифрованных материалов. Этот раздел ЭБ пользуется особенной популярностью у читателей.

Загрузка изданий в электронную библиотеку и их описание происходят на ежедневной основе. 

Указанными работами в ГПИБ занимаются 3 сотрудника на полной ставке:

1. Сканирование и обработка изданий для ЭБ - 1 чел.
2. Загрузка изданий и бибописаний в ЭБ, организация коллекций - 1 чел.
3. Описание изданий и выделенных иллюстраций - 1 чел.

Дополнительные сотрудники привлекаются к работе над проектами в ЭБ по необходимости (обработка больших объемов периодических изданий, специальные проекты).

В 2018-19 гг. ГПИБ публикует примерно 5-6 тыс. документов ежегодно из которых приблизительно две с половиной тысячи - книги. В месяц 150-200 книг и около 300 ед. периодики (газеты, журналы), изредка листовки. Из этого количества библиотека самостоятельно оцифровывает приблизительно 500 документов в год (книги и журналы). Остальные материалы передаются на оцифровку сторонней организации для ускорения процесса.

Сотрудники библиотеки:

(а) раз в две недели публикуют обзоры в социальных сетях и на веб сайте ЭБ, информирующие читателей о поступлении новых материалов:

- Веб страничка ЭБ
- В Контакте
- Телеграм

В социальных сетях с читателями ведется обсуждение планов на оцифровку новых материалов: см. Дискуссионная доска “Электронная библиотека”. Пожелания читателей учитываются при формировании планов на пополнение ЭБ новыми изданиями.

(б) предоставляют читателям возможность наблюдать за процессом обработки изданий в режиме реального времени. Это значительно ускоряет доступ исследователей к новым изданиям, планомерно пополняющим коллекцию ЭБ.

Живой диалог с пользователями и эффективные технологии позволяют коллективу постепенно оттачивать подходы к выбору материала для текущей публикации в Интернете и планирования на перспективу.

В 2016 году ГОПБ вошла в состав ГПИБ в качестве филиала под новым названием Центр социально-политической истории (ЦСПИ). Примечательно, что электронная коллекция ГОПБ также работала на платформе ИнфоРост. Единые стандарты бибописания оцифрованных материалов и формат их представления в ЭБ значительно облегчили слияние двух электронных коллекций в одну.

Сегодня ЭБ ГПИБ пополняется новыми материалами благодаря усилиям сотрудников как головной библиотеки, так и ее нового филиала ЦСПИ.

Планомерное пополнение коллекции новыми материалами. Добавление возможности полнотекстового поиска по книгам и периодическим изданиям. Обсуждение с исследователями идей на развитие перспективной функциональности ЭБ и ее внедрение. Интеграция с другими электронными коллекциями и историческими проектами на Интернет, социальными сетями, Википедией, и т.д..

В дальнейшем планируется включить в электронную библиотеку внешний контент, так как среди читателей есть те, кто готов передать права на размещение и онлайн доступ к создаваемым ими научным публикациям по интересующей библиотеку тематике.